Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець
Зміст
1. Загальні поняття та сфера застосування
2. Перелік баз персональних даних
5. Мета обробки персональних даних
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних
5. Місцезнаходження бази персональних даних
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у з виконанням своїх службових обов'язків, строк зберігання персональних даних
8. Права суб'єкта персональних даних
9. Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
10. Державна реєстрація бази персональних даних
1. Загальні поняття та сфера застосування
1.1. Визначення термінів:
База персональних даних - відповідальна особа, що організовує роботу з захисту персональних даних при їх обробці, відповідно до закону, та іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних, визначена особа;
Володільцем бази персональних даних є фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо вище не визначено законом;
Державний реєстр баз персональних даних - це єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
Загальнодоступні джерела персональних даних - це довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги та інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні розміщені та опубліковані з відома суб'єкта персональних даних. Соціальні мережі та інтернет-ресурси, де суб'єкт персональних даних залишає свої персональні дані (за винятком випадків, коли суб'єкт персональних даних вказує, що ці дані розміщуються з метою їх вільного поширення та використання), не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних;
Згода суб'єкта персональних даних - це будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
Знеособлення персональних даних - це вилучення відомостей, що дають змогу ідентифікувати особу;
Обробка персональних даних - це будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, оновленням, використанням та поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
Персональні дані - це відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
Розпорядник бази персональних даних - це фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Особа, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних, не є розпорядником бази персональних даних;
Суб'єкт персональних даних - це фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка персональних даних;
Третя особа - це будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
Особливі категорії даних - це персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров'я чи статевого життя.
1.2. Дане Положення обов'язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків.
2. Перелік баз персональних даних
2.1. Продавець є власником таких баз персональних даних:
- база персональних даних контрагентів.
3. Мета обробки персональних даних
3.1. Головною метою обробки персональних даних у системі є забезпечення виконання цивільно-правових відносин, надання, отримання та реалізація розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до норм Податкового кодексу України та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних
4.1. Добровільним волевиявленням фізичної особи є необхідна умова для надання згоди на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети обробки.
4.2. Згода суб'єкта персональних даних може бути виражена у таких видах:
- паперовий документ з відповідними реквізитами, які дозволяють ідентифікувати як документ, так і фізичну особу;
- електронний документ, де повинні бути обов'язкові реквізити, які забезпечують ідентифікацію цього документа та фізичної особи. У випадках добровільного волевиявлення фізичної особи надати дозвіл на обробку її персональних даних рекомендується використовувати її електронний підпис,
- відмітка на електронній сторінці документа або в електронному файлі, який обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
4.3. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.4. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, його прав та цілей збору даних, а також осіб, яким передаються його персональні дані, відбувається при оформленні цивільно-правових відносин згідно з чинним законодавством.
4.5. Заборонено обробку персональних даних щодо расового або етнічного походження, політичних, релігійних або світоглядних переконань, членства в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я чи статевого життя (особливі категорії даних).
5. Місцезнаходження бази персональних даних
5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1. Умови доступу третіх осіб до персональних даних визначаються відповідно до згоди, яку суб'єкт персональних даних надає володільцю персональних даних для їх обробки, або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третіх осіб надається лише за умови, що зазначена третя особа приймає на себе зобов'язання виконувати вимоги Закону України «Про захист персональних даних» або здатна забезпечити їх виконання.
6.3. Суб'єкт, пов'язаний з персональними даними, може подати запит щодо доступу до персональних даних володільцю бази персональних даних.
6.4. У запиті повинні бути вказані:
- прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (перебування) та реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи-заявника);
- найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит, підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи-заявника);
- прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, які дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
- відомості про базу персональних даних або володільця (розпорядника) цієї бази;
- перелік персональних даних, що запитуються;
- мета та/або правові підстави для запиту.
6.5. Строк розгляду запиту для вирішення питань доступу до персональних даних не може перевищувати десять робочих днів з моменту надходження запиту. Протягом цього терміну володільцем бази персональних даних повідомляється особа, яка подала запит, про те, що запит буде виконано або ж персональні дані не підлягають наданню, з вказівкою на відповідний підстави, передбачені відповідним нормативно-правовим актом. Задоволення запиту повинно бути здійснено протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не визначено законом.
6.6. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб може бути допущено у випадках, коли не може бути забезпечено передачу цих даних протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний строк вирішення питань, винесених у запиті, не може перевищувати сорок п'ять календарних днів.
6.7. Третій особі, яка подала запит, повідомляється про відстрочення у письмовій формі, з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
6.8. У повідомленні про відстрочення вказуються:
- прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
- дата надсилання повідомлення;
- причина відстрочення;
- строк, протягом якого буде задоволено запит.
6.9. Відмова в доступі до персональних даних допускається, якщо цей доступ обмежено згідно із законом.
6.10. У повідомленні про відмову зазначаються:
- прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, яка відмовляє в доступі;
- дата надсилання повідомлення;
- причина відмови.
6.11. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, строк зберігання персональних даних
7.1. Володільця бази персональних даних обладнано системними та програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації, і вони відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом володільця персональних даних. Обов'язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці, зазначаються у посадовій інструкції.
7.3. Відповідальна особа зобов'язана:
- знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
- розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних, службових або трудових обов'язків;
- забезпечити виконання співробітниками володільця бази персональних даних вимог законодавства України та внутрішніх документів щодо захисту персональних даних;
- розробити порядок внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, включаючи періодичність здійснення такого контролю;
- повідомляти володільця бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
- забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб'єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб'єкта про його права.
7.4. Відповідальна особа має право:
- отримувати необхідні документи, включаючи накази та інші розпорядчі документи, видані володільцем бази персональних даних;
- робити копії отриманих документів, у тому числі копії файлів, записів, зберігаються в локальних мережах та автономних комп'ютерних системах;
- брати участь в обговоренні виконуваних обов'язків організації роботи, пов'язаної з захистом персональних даних;
- подавати пропозиції щодо покращення діяльності та методів роботи, вносити зауваження та пропозиції для усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
- одержувати пояснення щодо здійснення обробки персональних даних;
- підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових або трудових обов'язків, зобов'язані дотримуватись вимог законодавства Укра
їни та внутрішніх документів стосовно обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.
7.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних або здійснюють їх обробку, зобов'язані утримувати конфіденційність і не розголошувати ці дані у будь-який спосіб, крім випадків, передбачених законом. Ця зобов'язаність діє після припинення їхньої діяльності, пов'язаної з обробкою персональних даних.
7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних або здійснюють їх обробку, несуть відповідальність відповідно до законодавства України за порушення вимог Закону України "Про захист персональних даних".
7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої вони зберігаються, і не довше терміну, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних.
8. Права суб'єкта персональних даних
8.1. Суб'єкт персональних даних має наступні права:
- Знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення, найменування та місцезнаходження чи місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази. Він також може надати доручення уповноваженим особам для отримання цієї інформації. Проте, це право може бути обмежене випадками, передбаченими законом.
- Отримувати інформацію про умови надання доступу до його персональних даних, включаючи інформацію про третіх осіб, яким передаються його дані, що містяться у відповідній базі персональних даних.
- Мати доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних. Відповідь на запит щодо доступу до даних повинна надаватись не пізніше, ніж за 30 календарних днів з дня надходження запиту, за винятком випадків, передбачених законом.
- Отримувати відповідь, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст цих даних.
- Мати можливість висловити заперечення щодо обробки його персональних даних органами державної влади та органами місцевого самоврядування, якщо ця обробка здійснюється в рамках їх повноважень, передбачених законом.
- Мати можливість вимагати зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем чи розпорядником відповідної бази даних, якщо ці дані обробляються незаконно або є недостовірними.
- Захищати свої персональні дані від незаконної обробки, випадкової втрати, знищення чи пошкодження, а також від умисного приховування, ненадання або несвоєчасного надання цих даних, а також від надання недостовірних чи ганьблячих відомостей про фізичну особу.
- Звертатися до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, які відповідають за захист персональних даних, з питань захисту своїх прав щодо цих даних.
- Використовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.
9. Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
9.1. Суб'єкт персональних даних має право на отримання будь-яких відомостей про себе від будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без необхідності вказувати мету запиту, за винятком випадків, передбачених законом.
9.2. Право доступу суб'єкта персональних даних до інформації про себе здійснюється безоплатно.
9.3. Для того щоб отримати доступ до своїх персональних даних, суб'єкт персональних даних подає запит володільцю бази персональних даних. У запиті мають бути вказані наступні дані:
- Прізвище, ім'я та по батькові суб'єкта персональних даних, а також місце проживання (місце перебування) та реквізити документа, що посвідчує особу суб'єкта.
- Інші відомості, що дозволяють ідентифікувати суб'єкта персональних даних.
- Інформація про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, або відомості про володільця чи розпорядника цієї бази.
- Перелік персональних даних, які запитуються.
9.4. Строк для розгляду запиту та прийняття рішення щодо його задоволення або відмови не може перевищувати десять робочих днів з моменту отримання запиту. Протягом цього строку володільць бази персональних даних повинен повідомити суб'єкта персональних даних, чи буде запит задоволено, або ж вказати підставу для відмови, визначену у відповідних нормативно-правових актах.
9.5. Запит на отримання персональних даних повинен бути задоволений протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо законодавством не передбачено інший строк.
10. Державна реєстрація бази персональних даних
10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».